提案書の書き方とそのコツとは？テンプレートもご紹介
2024.11.07
提案書の作成で重要なのは、明快で説得力のある内容を端的に伝えることです。
提案書は社内外を問わずあらゆる会議や研修の場で利用されるため、初めて書く人は提案書の作り方や流れ、レイアウトの工夫について知っておきたいです。
提案書のクオリティ次第では取引先との商談成約率や社内決済のスムーズな承認などに役立ちます。
この記事では、提案書とは何か、基本構成と書き方のポイントとコツ、テンプレートおすすめ5選について詳しく解説します。
提案書の書き方について知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
INDEX
提案書とは何か？
提案書とは、ビジネスにおける具体的な提案やアイデアをまとめた文書であり、相手に対して課題解決のためにどのようなアプローチを行うかを示す重要な資料です。
提案書の目的は提案内容を明確にし、相手の理解を得ることによって協力を促すことにあります。
提案書は問題解決だけでなく新規プロジェクトの立ち上げや業務改善などが推進されやすくなる他、プロジェクトの前段階としても利用されるため、わかりやすく具体的であることが求められます。
また、提案者の意図や目的を相手に伝える大切な手段であるため、何を伝えたいのかを意識した構成が必要です。
企画書との違いとその特徴
提案書と企画書は混同されることがありますが、両者には明確な違いがあります。
- 提案書：主に課題解決のための大まかなアイデアや戦略を型にしたもの
- 企画書：提案した内容を実施するための具体的なプランや手続きを詳細にまとめたもの
提案書は、読者に対する説得力や魅力が重要視される傾向にあるため、相手のニーズや関心を考慮し、提案の背景や利点を強調する書き方が適しています。
一方で企画書は実行可能性や進行方法を示し、内部での承認を得るために使うのに向いています。
このように、提案書がより高いレベルのアイデア提示を目的とするのに対し、企画書は実行に向けた具体性が求められる点が特徴です。
提案書の基本構成と書き方のポイントとコツ
ここでは、提案書の基本構成と書き方のポイントについて見ていきましょう。
効果的なタイトルの付け方
提案書のタイトルは最初に目に入る重要な部分であり、読者の興味を引く役割を果たします。
タイトルを考える際には、提案書の内容を簡潔に表現することが求められるため、具体的でキャッチーなフレーズを用いるなど、提案の主旨を一目で理解してもらう工夫が必要です。
同時に目次やセクション名も工夫することで、提案内容をよりスムーズに把握してもらえます。
デザイン面でもタイトルや見出しのフォントサイズや色を変更し、視覚的に印象に残るよう工夫することが効果的と言えるでしょう。
現状の課題と問題点の明確化
提案書の中で最も重要な要素の一つが、現状の課題や問題点の明確化です。
まずは調査を行い、現況や遭遇している問題について具体的なデータを収集する必要があります。
これによって背景情報を把握でき、問題解決のために必要な情報が一目でわかるようになります。
特に、現状の課題を数字や事実に基づいて提示すると説得力が増すため、提案書の目的を明確にした上で相手に共感を得られるよう、問題の深刻さや影響を詳述していくことが大切です。
提案内容と解決策の提示
課題を明確にした後は、具体的な提案内容とそれに対する解決策を示すことが重要です。
企画の内容を詳細に記述し、どのように問題を解決するのかを具体化します。
提案の書き方においては過去の成功例や統計データを引用し、提案が実践的かつ効果的であることを証明するのが良いでしょう。
読者が理解しやすいよう、簡潔かつ論理的な文章で構成するとさらに効果的です。
提案の根拠と理由の説明
提案の根拠を示すことは、提案書において欠かせない項目となります。
根拠がしっかりしていると提案の信頼性が高まります。
過去のデータや事例を提示し、どのような理由からその提案が有効なのかを説明しましょう。
また、提案内容の根拠に対する具体的なデータや同類の成功事例を提示することで、相手に納得感を与えられます。
実際に提案書を作成する際は資料を適切に配分し、論理的に説明できる構成にすることが大切です。
必要なプロセスや期待できる効果についても触れると、さらに説得力が増すはずです。
提案内容から得られるメリット
提案内容には、それによって得られるメリットを明確にすることが重要です。
提案者が希求する目的を達成することで、どのような利点が生じるのかを示す必要があります。
この際、類似した過去のプロジェクトやケーススタディを参照すると、より具体的な成果を提示できるでしょう。
得られるメリットを視覚的に理解しやすく整理したり、提案によってどの程度のコスト削減や業務効率化が図れるのかといった数値的な側面にも言及したりするだけでも有効と言えるでしょう。
スケジュールと費用の設定
提案内容が明確になったら、具体的なスケジュールと費用を設定します。
提案を実施する際の工程やタイムラインを詳しく示すことで、実行可能性をアピールできます。
社内でのリソース配分や業務の流れを考慮した上で、現実的なスケジュールを立てましょう
また、予算に見合った提案であることを示すために、適切な金額設定を行うことも必要です。
スケジュールや費用を整理する際はテンプレートを活用することでより整然とした印象を与えられるため、見やすさを重視してください。
分かりやすい文章とデザインの工夫
提案書の内容は、わかりやすい文章とデザインで表現することがポイント・コツです。
中でも、難解な専門用語が多くなると伝えたい内容が不明瞭になってしまうため、文章は簡潔にし、段落ごとにテーマを持たせるなどの工夫が求められます。
デザイン面では一貫したフォーマットを保ちつつ、イメージやイラストを活用することで視覚的に見やすくし、全体のバランスを整えるのが良いでしょう。
表を含め、フリー素材を活用するなどビジュアル面を強化することで内容の理解が深まり、興味を引く提案書を作成できます。
テンプレートの活用法
表紙や全体のデザインを含めた提案書のテンプレートは、たくさん存在します。
クラウド上のサービスとして無料のものも含め多数のテンプレートが提供されており、提案書作成にかかる時間の節約や内容の整理が可能です。
適切なツールを使うことで必要な項目を漏れなく含めつつ、自分のスタイルに合わせてアレンジできるため、オリジナリティも出せるでしょう。
テンプレート自体は豊富に用意されているため、利用するサービスごとにいくつか試してみるのが良いのではないでしょうか。
提案書のテンプレートおすすめ5選
ここでは、提案書のテンプレートおすすめ5選について見ていきましょう。
Canvaで作成する方法
Canvaは、デザインツールとして人気が高いサービスです。
多彩なテンプレートが提供されており、提案書の作成に適したものも数多く揃っています。
ユーザーは自身のニーズに合わせて自由にカスタマイズが可能で直感的な操作で簡単に作成できる他、豊富なフォントや画像、イラストなどの素材を使用することも可能です。
使い方次第では、ハイクオリティな提案書に仕上げられます。
視覚的に魅力的な提案書を作成できるのが、何よりの魅力。
作成のプロセスはオンラインで完結するため、チームでの共有もスムーズに行えるのも魅力と言えるでしょう。
bizoceanで簡単に作成
bizoceanは、ビジネス文書を作成するための便利なサイトです。
このサービスでは、提案書に特化したテンプレートが多く用意されており、必要な情報を入力するだけで簡単かつ効率的に提案書を完成させられます。
業種や目的に応じた豊富な選択肢が揃っているため、即座に使いたいものが見つかるのが魅力。
ユーザー登録を行うことで編集機能が充実し、過去の作成履歴を管理することも容易になるため、必要なときにアクセスできるよう準備しておくと良いでしょう。
手軽に高品質な提案書を作成できるため、時間が限られたビジネスパーソンにとって非常に役立つツールではないでしょうか。
MISOCAの利便性
MISOCAは、請求書作成に特化したクラウドサービスですが、提案書も手軽に作成できる機能が提供されています。
シンプルなインターフェースが特徴で、初心者でも直感的に操作できるため、スムーズに作業が進められるのが魅力です。
テンプレートが豊富に用意されており、自社のブランディングに合わせたデザインを選ぶことが可能な他、エクスポート機能によりPDF形式の出力も容易で、印刷やメール送信にも合わせられます。
短時間で質の高い提案書を作成できるのが、魅力と言えるでしょう。
スマートドキュメントの特徴
スマートドキュメントは、ビジネス向けの文書作成に特化したサービスです。
ユーザーが目的に応じて簡単に文書を作成できる機能が充実しており、テンプレートを選ぶだけでなく自動で必要な項目を埋め込むことも可能で、業務効率の向上に寄与します。
データを入力することで自動的にグラフや表を生成する機能もあり、ビジュアルを改善したい時にも便利です。
迅速に提案書を作ることができて時間を大幅に節約することが期待できるため、忙しくてなかなか提案書を作成する時間が取れない人にも良いと思います。
bizrouteでの作成ステップ
bizrouteは、提案書を簡単に作成できるオンラインツールとして注目されています。
ステップごとに明確な案内がなされており、初めて利用するユーザーでも容易に操作可能です。
各セクションに必要な情報を順に入力する形でスムーズに作業が進行するため、短時間での作成が可能です。
また、アウトライン形式で自分の進捗を把握しやすいので、全体像を見失うことなく漏れなく情報を記載できます。
効率的な作成ステップも用意されているからこそ、ストレスなく作成できるでしょう。
仕上げた提案書はPDF形式でダウンロードできてすぐに配布できるため、社内で共有したいという場面でも役立つのではないでしょうか。
まとめ：提案書作成の成功ポイント
提案書の作成においてはまず提案の目的を明確にし、相手にどのような価値を提供できるのかをしっかり伝えることが求められます。
読者が知りたい情報やニーズを事前に把握し、それに応じた内容を組み立てることで、より効果的にアプローチが可能です。
現状の課題を正確に把握し、具体的な解決策を提示することも欠かせません。
提案内容が明確であれば、読み手に共感を得やすくなり、訴求性を高められます。
文章の構成やデザインにも注意を払い、視覚的な要素を含めたわかりやすい提案書を心がけて作成すれば、より魅力的な提案書になるはずです。
ぜひ、この記事で紹介した内容を参考にしつつ、魅力的な提案書を作成してみてください。
