プレゼンテーションの意味を知る！話し方のコツや最終目的、ノウハウを伝授します！
2024.10.02
プレゼンテーションとは、情報やアイデアを視覚的に表現しながら他者に伝える手法であり、相手の思考や行動に影響を与えることを目的としています。
ビジネスシーンでは多種多様な場面で利用されており、商品・サービスの魅力を伝えたり、共同プロジェクトを行ったりする際のコミュニケーション手段としても重宝されています。
この記事では、プレゼンテーションとは、目的、説得力のある話し方のコツ、構成と資料作成、緊張しない方法、参考になる書籍について詳しく解説するので、参考にしていただけると幸いです。
INDEX
プレゼンテーションとは？
まずは、プレゼンテーションとはについて見ていきましょう。
プレゼンテーションの意味と目的
プレゼンテーションの本質は、単に情報やアイデアを提示するのではなく、受け手にとってのメリットを強調し、理解を深めることにあります。
企業においては、プレゼンテーションが新たな提案やプロジェクトの成功に寄与する重要な要素になるため、ただ情報やアイデアを伝達するだけでなく聴衆に何らかのアクションを起こさせることが重要となるでしょう。
例えば、新製品の発表を行う時には、聴衆にその製品を購入する理由を理解させるために、事例を紹介したり、具体的なデータを示したりすることが重要です。
明確な目的を持ったプレゼンテーションほど、受け手にとって価値のあるものとなり、より共感も得やすくなります。
発表との違いとは
発表は特定の情報や結果を一方的に伝える形式であるのに対し、プレゼンテーションは双方向的なコミュニケーションを重視しているのが主な違いです。
発表は一方的に伝えるのに対して、プレゼンテーションは聴衆のレベルやニーズに応じて内容を調整する柔軟性を持っている他、より視覚的な要素やストーリー性を強調して聴衆の注意を引きつける手法が活用されます。
つまり、発表は情報をフラットに伝えるのに対して、プレゼンテーションは強いメッセージ性を持って受け手を魅了することを目的にしているといえるでしょう。
プレゼンテーションの目的
次に、プレゼンテーションの目的について見ていきましょう。
最大の目的：相手の行動を促すこと
プレゼンテーションの最大の目的は、聞き手に具体的な行動を促すことです。
これを達成するための方法は多岐にわたりますが、最も基本的な方法の一つとして効果的なストーリーテリングが挙げられます。
ストーリーを用いることで情報をより身近に感じてもらえ、聞き手の評価を高めることができます。
また、解決策や提案を提示し、それによる利点を伝えることも重要です。
最終的に、行動を促すための明確な理由や魅力を伝え、聞き手に商品・サービスを利用してもらうのが目的となるでしょう。
聞き手の問題解決を目指す
プレゼンテーションを行う場合、聞き手が抱える問題の解決を目指す姿勢が大切です。
問題解決を意識することは、聞き手のニーズに応える上で不可欠な要素となります。
なお、目的に沿ったプレゼンテーションを行うためには、まず聴衆にとって必要なものを的確に把握する必要があるでしょう。
具体的には、事前にヒアリングを行ったり、事例を交えたりすることが効果的です。
聞き手の問題を理解し共感することで、提案がより響くようになります。
最終的には、提案した解決策がどのように役立つのかをしっかりと伝えることで、聴衆の理解と信頼を得ることができるのではないでしょうか。
説得力ある話し方のコツ
次に、説得力のある話し方のコツについて見ていきましょう。
結論から話す
プレゼンテーションにおいて、結論から話すことは非常に有効な方法とされています。
最初に結論を示すことで、聞き手に要点を明確に伝えることが可能です。
結論から伝えると、聴衆はプレゼンの全体像をすぐに把握でき、より興味を持ちやすくなります。
さらに、詳細な説明を行う際にも結論が明示されていることで、何について話しているのかが理解しやすくなります。
要点を先に提示することで説明が無駄にならず、より集中して聞いてもらえるでしょう。
聞き手に分かりやすいプレゼンテーションの方法
分かりやすいプレゼンテーションを行うためには、話し方や内容を工夫する必要があります。
視覚的な方法としては、表を使用するのが効果的です。
複雑なデータや情報であっても表にして整理することでより分かりやすく示すことが可能となり、難しいテーマでも理解してもらいやすくなります。
また、話す言葉選びも重要で、難しい専門用語を避け、シンプルな言葉で説明するなどの工夫も役立つでしょう。
その他、プレゼンテーションは通常2分〜5分という短い時間で行われる傾向にあるので、5W1H（Who・What・When・Where・Why・How）を意識するのも良いかもしれません。
具体的に「誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように」という流れで構成することで、よりプレゼンテーションの内容が伝わりやすくなるはずです。
余力があれば、質問形式を利用して聴衆が気になる部分を解消していくのも良いでしょう。
プレゼンテーションの構成と資料作成
次に、プレゼンテーションの構成と資料作成について見ていきましょう。
序論・本論・結論の流れ
プレゼンテーションの基本的な流れは、序論・本論・結論といった三部構成です。
- 序論：テーマを提示して聴衆へ何を伝えるのかを簡潔に紹介する
- 本論：具体的な内容を詳しくわかりやすく説明する
- 結論：伝えたいメッセージの再確認する
上記の流れを意識することで聴衆は目的を理解しやすくなり、情報が頭に入りやすくなります。
説明の中で、具体的なデータや情報を並べ、よりイメージできるようにするとさらに良いでしょう。
プレゼンテーションの資料を作成した後は、文字だけのスライドになっていないか、感想が大半を占めるような内容になっていないかなどを確認し、実際にシミュレーションを行ってみてください。
PREP法とその応用
PREP法とは、主張（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、再主張（Point）という4つの要素から成り立っています。
最初に結論となる主張を伝え、次に理由や具体例を紹介し、最後に再度主張することで話が伝わりやすくなり、よりプレゼンテーションが成功に繋がりやすくなります。
なお、説明では具体例を挙げることで具体性が出て、より聴衆も納得しやすくなるでしょう。
PREP法を活用することで、理路整然としたプレゼンテーションを行うことができるようになり、より商品・サービスの魅力が伝わるのではないでしょうか。
効果的な資料作成のコツ
効果的な資料作成には、いくつかの書き方に関するコツがあります。
資料は分かりやすさが優先されるべきで、デザイン面でも見栄えを考慮することが重要です。
特に配色する際は、色の種類に気を付けておきましょう。
色の種類は基本となるメインカラー1つと、加えて補色が3つ程度に抑えると見やすいです。
逆に、色の種類を取り入れすぎると見にくくなるため、注意が必要となります。
なお、英語や専門用語を使う時は、必ずその意味を明示するか、解説を加えましょう。
わからない単語があるまま話を進めても聞き手は集中できないため、最初からわかりやすい言葉に変換しておくか、専門用語は割ける工夫が必要です。
できればアニメーションなどの視覚効果も活用し、よりわかりやすい資料を作成しましょう。
パワーポイントとその他のツール
プレゼンテーションを支えるツールとしてパワーポイントが利用されますが、最近ではGoogleスライドを利用する人も珍しくありません。
GoogleスライドはあらかじめURLを共有すれば、複数人にて同時にWEB上で閲覧・編集が可能な便利なツールです。
Windows、MAC、各種スマホでも無料利用可能で、パワーポイントと同様に直感的に操作できるツールとなっているため、作業の抵抗感も感じにくいです。
他にはkeynoteやcanvaなども人気があり、それぞれ異なる機能とデザイン性を持っています。
上記で挙げたツールはスライドの構成や豊富なデザインを自由に作り替えられるので、多種多様なニーズに応じたプレゼンを実現できるでしょう。
近年ではAIを活用したツールも登場しており、効率的に資料作成が進められます。
昨今は無料で利用できるツールもあるからこそ、コストを気にせず資料作成を行いたい人にとって便利な時代といえるのではないでしょうか。
プレゼンテーションでの緊張しない方法
次に、プレゼンテーションでの緊張しない方法について見ていきましょう。
効果的なリハーサルのポイント
リハーサルはプレゼンテーションの成功に不可欠です。
準備段階での練習は、説得力を高めるためにも重要です。
具体的には、実際に人前で発表することを想定して聞き手の立場に立った練習を行い、聴衆の反応を意識しながら内容をブラッシュアップしていくのが良いでしょう。
また、プレゼンテーションに対して苦手意識がある場合は、設定した時間内でスムーズに話せるよう意識的に繰り返して練習することが効果的です。
身体を使って発声や身振りを確認することで、安心感を持って本番を迎えられるようになります。
近年ではリモートでのプレゼンテーションも行われており、対面とは異なる見え方、見られ方をするため、いくつか違う視点からリハーサルをすることも肝心といえるでしょう。
時には相手の反応が見えづらかったり、適切な間を置いて反応を伺うなどのアクションを挟まないといけないので、何度も練習するのが良いです。
なお、オンラインでプレゼンテーションする際は、背景や画面共有時に不要なものが写っていないかもチェックしておきましょう。
緊張をほぐすためのテクニック
緊張しない方法としては、いくつかの簡単なテクニックを活用すると良いでしょう。
- プレゼンを始める前に深呼吸して心を落ち着かせる
- 発表内容を箇条書きにして簡潔にまとめる
- 絶対に伝えたい内容を明確にしておく
- 情報はデータや表で見える化する
- 内容はスライドで視覚化する
上記のようなテクニックを取り入れることで、プレゼンテーションに臨む際の緊張を和らげ、リラックスした状態で発表できるのではないでしょうか。
プレゼンテーションの成功に向けて
プレゼンテーションを成功に導くには、聴衆の目を見てコミュニケーションすることが重要です。
ただ資料を読み上げるだけでは、聴衆の心を動かすことはできません。
大切なのは、聴衆とのつながりを深めることです。
また、発表時には目次を意識して情報を整理しながら伝えるのが良いでしょう。
話し方一つにおいても抑揚をつけたり、ゆっくり話すことを意識するだけで、聴衆に与える印象が大きく変わります。
これらの要素を統合的に考慮することで、プレゼンテーションの質が向上し、聴衆の理解を得やすくなります。
参考になる書籍
最後に、参考になる書籍について見ていきましょう。
実際のビジネスシーンで役立つ書籍
プレゼンテーションや営業のスキルを磨くために、多くの書籍が存在しています。
書籍については実際のビジネスシーンで役立つ内容が豊富に盛り込まれており、プレゼンテーションに関しては、営業に関する法則を解説した書籍が役立つでしょう。
営業に関する本では、成功に導くための具体例や戦略を学ぶことができ、実務にすぐに活かせる知識が得られます。
営業活動の中で注意点や落とし穴についても言及されているため、プレゼンテーションに慣れていない人が事前に技術・知識を身につけるのに役立つはずです。
具体的な書籍については人によって向き不向きがあるので、能力向上のためのトレーニングやマインドセットについて触れている本など、好みに合わせて手に取ってみてください。
書店はもちろん、通販を活用して興味を持てそうな本から購入するのがおすすめです。
まとめ
プレゼンテーションを成功させるためには、事前の準備や練習が欠かせません。
この記事では、聴衆を惹きつけるスライド作成の重要性や、説得力のある話し方のポイントなどに触れてきました。
もしプレゼンテーションに苦手意識があるなら、当記事でまとめた具体的なテクニックや方法を実践しながら、経験を積んでいくことが重要です。
まずは自分の伝えたいメッセージやトピック、話題を明確化し、それを支えるビジュアル資料を作成して繰り返し練習しましょう。
プレゼンテーションが成功するかどうかは事前の準備と練習で左右されるからこそ、完璧な状態に仕上げて本番に挑みましょう。
